Письмо о возврате денежных средств: как составить, образец

В договорных отношениях между юридическими лицами, важно следовать всем условиям действующего между партнёрами соглашения. При несоблюдении отдельных его условий, могут возникнуть спорные  ситуации, разрешить которые можно будет лишь по средствам обращения в суд. Однако первоначальным этапом разрешения любого конфликта в сфере предпринимательской деятельности является обращение к партнёрской организации с соответствующими требованиями.

В нашей статье мы расскажем о том, как составить письмо на возврат денежных средств от поставщика, в случае нарушения им условий соглашения или норм законодательства. Подобные письма составляются в случае частичного или полного нарушения обязательств, и может потребоваться в разных ситуациях.

Первый шаг на пути к урегулированию спора

Письмо на возврат денежных средств, направляемое поставщику, может потребоваться в разных ситуациях, где прослеживается нарушение договора. Это обращение является одним из основных и первоначальным этапом на пути к урегулированию конфликта.

Только после того, как партнёр получит письмо, юридическое лицо сможет обратиться для защиты собственных интересов в Арбитражный суд, в случае отказа в удовлетворении требований или встречных претензий

Стоит понимать, что такое обращение нельзя считать чистой формальностью. Грамотно составленное письмо на возврат денежных средств, способно урегулировать возникшие претензии, и наладить поставки на более выгодных условиях. Разумеется, свою претензию на возврат юридическое лицо обязано мотивировать как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения действующего соглашения.

Как оформить возврат денежных средств за непоставленный товар читайте здесь.

Как оформить возврат денежных средств за неоказанную услугу читайте здесь.

Причины обращения к поставщику

Можно различить несколько основных причин, которые могут послужить основаниями для подобных претензий:

  1. Ненадлежащее качество поставляемой продукции, по факту приёма или реализации товара;
  2. Нарушение сроков прописанных в договоре поставки;
  3. Был оформлен возврат товара, но денежные средства поставщик не перечислил;
  4. Договор поставок был, расторгнут, а денежные средства за несостоявшуюся поставку уже перечислены поставщику;
  5. По результатам сверки была выявлена переплата по договору поставки;
  6. Ошибка, допущенная в реквизитах платёжного поручения, стала причиной зачисления денежных средств на расчётный счёт другой организации;

О том, как вернуть ошибочно перечисленные денежные средства, читайте здесь.

  1. Любые ситуации, в которых могла возникнуть переплата или ошибочная выплата поставщику;
  2. Другие причины предусмотренные договором или действующим законодательством.

Исходя из того, по какой причине требуется составить письмо о возврате денежных средств на расчётный счёт, стоит проработать его содержание и приложение. К примеру, в тех ситуациях, когда речь идёт о поставке некачественной продукции, потребуется не только указать на нарушение условий соглашения, но и приложить все возможные доказательства того что товар был ненадлежащего качества.

Форма и содержание письма

Письмо на возврат денежных средств от поставщика не имеет чёткой утверждённой законом формы и составляется исходя из причины обращения. Оно должно быть оформлено по всем правилам  составления деловой документации, и содержать полную и достоверную информацию, указывающую на необходимость возмещения.

Можно выделить несколько пунктов, которые должны присутствовать в любом письме на возврат денежных средств:

  • Реквизиты отправителя. Здесь указывается информация о юридическом лице, направляющем письмо:
    • Наименование организации;
    • Юридический адрес;
    • Фактический адрес;
    • Номер ИНН/КПП;
    • Расчётный счёт;
    • Банк, осуществляющий обслуживание организации;
    • ФИО директора;
  • Реквизиты организации, куда письмо адресовано, также стоит указать, максимально развёрнуто;
  • Заголовок: «Письмо на возврат денежных средств»;
  • В теле документа необходимо указать следующую информацию:
    • Как, когда и в каком количестве были перечислены денежные средства;
    • На основании, какого документа, сотрудничают организации. Стоит привести не только реквизиты документа, желательно приложить копию;
    • Какие именно денежные средства требуется вернуть. Приводятся реквизиты платёжного поручения;
    • Причины, по которым возникла необходимость возврата денежных средств. При этом если речь, к примеру, идёт о нарушении качества поставки или сроков, необходимо будет приложить доказательства. Отчёт сотрудников принимавших товар, фото, каков объём испорченной продукции;
    • Сумма, которую требуется возместить;
    • Если речь идёт о нарушении условий соглашения со стороны поставщика, которые предусмотрены договором, то возможно выдвинуть требование выплаты штрафа и/или неустойки, предусмотренной договором или законом;
    • Сроки, в которые организация заявитель рассчитывает получить денежные средства;
    • Также стоит выдвинуть требование об ответном письме, и действиях компании в случае отказа поставщика от выполнения обязательств по возврату денежных средств;
    • Сопровождающая документация должна быть перечислена в письме на возврат денежных средств от поставщика;
  • Письмо должно быть заверено директором организации отправителя, руководителем подразделения, и главным бухгалтером, с указаниями должностей и расшифровками подписей. Здесь же ставится печать организации.

Что приложить к обращению

В зависимости от ситуации, к письму прилагается вся имеющаяся документация, которая позволяет делать выводы о достоверности сведений и необходимости возврата денежных средств поставщиком.

Это могут быть:

  1. Договор поставок;
  2. Накладные;
  3. Опись товара;
  4. Акт приёма;
  5. Платёжные поручения;
  6. Банковские реквизиты;
  7. Прочие документы, которые могут потребоваться контрагенту.

Наиболее грамотно проработать приложение стоит исходя из ситуации. К примеру, в случае нарушения качества продукции в конкретной поставке, стоит указать на статьи законодательства, которые позволяют вам разорвать договорные отношения в одностороннем порядке.

Заполните форму прямо сейчас и задайте вопрос юристу онлайн бесплатно
Задать вопрос
Согласно пользовательскому соглашению, мы гарантируем анонимность всех консультаций
Бесплатная горячая линия
Москва
Санкт-Петербург
24 часа Звонки принимаются 24/7
Стрелка вверх
Оставьте свои данные для обратного звонка
Заказать звонок
Горячие линии
Москва и МО
+7 (495) 419-98-61
Санкт-Петербург
+7 (812) 424-37-18
Время
График работы: Круглосуточно
Заказать обратный звонок
Наши юристы, круглосуточно, готовы провести бесплатную консультацию!
Заявка на консультацию
Оставьте свои данные для записи на консультацию
Отправить заявку
send_ok
Спасибо!
Форма отправлена.